Ledarskap i praktiken: Så skapar du ett kontor där människor trivs och presterar

AI-genererad bild för att illustrera texten.

Vi pratar ofta om ledarskap som visioner, värderingar och riktning. Men ledarskap tar också fysisk form – i miljön vi erbjuder våra medarbetare varje dag. Kontoret är mer än en plats att utföra sina arbetsuppgifter på. Det är också ett uttryck för hur vi leder, prioriterar och bryr oss om.

Funktion märks inte när den fungerar – utan när den inte gör det. När mötesrummen aldrig räcker till. När vissa delar av kontoret står tomma, medan andra är överfulla. När det vi säger att vi vill uppmuntra – som samarbete, fokus eller återhämtning – inte får något stöd i hur rummen är utformade.

Det här handlar inte om att inreda för syns skull. Det handlar om att skapa miljöer som gör det lätt att göra rätt. Som stöttar arbetsdagen – och det arbete vi ska göra tillsammans.

Det här blogginlägget är för dig som vill få kontoret att fungera bättre, utan att börja om från början. För ofta räcker det att se det som redan finns med nya ögon – och göra justeringar där det faktiskt gör skillnad.

När miljön fungerar som den ska, märks den knappt – men den påverkar allt.

Ett kontor som fungerar skapar lugn. Det motsatta kan vara:

• Möten som alltid drar över för att tekniken strular

• Fokus som aldrig infinner sig för att man blir störd hela tiden

• Ologiska flöden som gör att mycket tid går åt att springa fram och tillbaka

Funktion handlar om att rätt sak finns på rätt plats, att flöden och zoner stöttar det man ska göra – helt enkelt att miljön hjälper till och inte försvårar.

Man behöver förstå hur människor faktiskt rör sig, arbetar och samspelar – och vad som i dag står i vägen för det. Och det bästa är att det ofta räcker med mindre förändringar.

AI-genererade bilder för att illustrera texten.

Vanliga situationer man kan stöta på

Fyra vanliga saker – som går att förändra:

Tysta platser – som inte är tysta

Fokusytor som ligger precis vid entrén, eller intill ett fikarum. Resultatet? Alla störs, och platsen står ofta tom.

Lösning:
Skapa tydligare avgränsningar. Det kan vara textil, växter, skärmväggar – eller att helt enkelt byta plats på två ytor.

Mötesrum – som inte matchar behoven

Ofta finns många likadana mötesrum – fast behoven varierar. Det blir fullt i vissa, medan andra aldrig används.

Lösning:
Se över vilka typer av möten ni har. Behöver ni fler små rum för digitala samtal? Eller platser för snabba avstämningar? Ofta går det att skapa med enkla medel som en enkel nisch, höga soffor eller att göra om ett större konferensrum till två mindre.

Fikarum som bara är genomgångsytor

Det är tänkt som en plats att landa – men folk passerar hela tiden. Ingen sitter kvar längre än absolut nödvändigt. Ingen samtalar. Det är svårt att slappna av.

Lösning:
Fundera på flödet. Går folk igenom här för att komma någon annanstans? Då försvinner tryggheten. Byt plats på mikrovågsugnarna. Skapa nischer. Jobba med ljuset.

Snygga men oanvända ytor

Soffgruppen vid fönstret används aldrig. Den är vacker, men ingen vet riktigt vad den är till för. Miljöer som skapats för “häng” men som ingen använder. Ofta för att funktionen inte passar just där – eller för att ljus, ljud eller närhet till andra funktioner gör det svårt att slappna.

Lösning:
Gör platsen begriplig. Ge den ett syfte. Är det en plats för spontana möten? En tyst hörna? Tydliggör det genom möblering, ljus, avskärmning eller t.ex. placering av en whiteboard eller bok. Eller helt enkelt flytta den någon annanstans där den passar bättre.

“Funktion är inget vi ska märka – det är något vi ska känna. Och när det fungerar, då trivs vi på riktigt.”

Så börjar jag tänka funktion – tillsammans med er

När jag hjälper företag att se över sina lokaler börjar vi alltid i vardagen.

• Vad händer här under en vanlig dag?

• Var går folk – och varför?

• Finns det platser som undviks?

• Var sitter folk helst – och varför?

När man börjar se mönstren blir det ofta ganska tydligt vilka justeringar som behövs.

Funktion betyder inte att det blir tråkigt. Det betyder att det finns utrymme för att jobba ostört, mötas i rätt sammanhang och känna sig hemma i rummet. Lösningarna är ofta närmare än man tror.

5 frågor att börja med

Vill ni börja fundera själva? Här är några frågor jag brukar använda som första steg:

1. Vilka platser används mest – och varför just de?

2. Finns det ytor som står tomma – och vad beror det på?

3. Blir ni ofta störda när ni ska fokusera?

4. Känns det enkelt att ha samtal och möten – spontana, digitala eller planerade?

5. Hur fungerar flödet – rör man sig naturligt, eller blir det trångt och rörigt?

Avslutning: När funktion får ta plats – då trivs vi på riktigt

Funktion är inget vi ska märka. Det är något vi ska känna. När allt bara fungerar – då kan vi fokusera på det viktiga. Samtalen. Idéerna. Samarbetet.

Och nej – det kräver oftast inte ett nytt kontor eller en stor ombyggnad. En god början kan vara att flytta på några möbler, byta plats på två zoner eller skapa ett tydligare “rum i rummet”.

Vill ni ha hjälp att se vad som skulle göra skillnad hos er? Jag kommer gärna förbi och kikar tillsammans med er.

Det är ofta först när vi vågar titta på detaljerna som helheten börjar falla på plats.

Vänliga hälsningar,
Kristina Jentzen
Inredningsarkitekt, Jentzen Inredningsstudio